Quelles sont les clauses essentielles à négocier dans un contrat de diffusion-distribution ?
Le contrat de diffusion-distribution est un contrat par lequel l’éditeur confie à un diffuseur-distributeur le soin de promouvoir ses nouveautés auprès des points de vente et notamment des libraires. La plupart du temps exclusif, ce contrat doit être compris par l’éditeur et négocié afin qu’il corresponde aux besoins et aux capacités qu’il a définis préalablement. La négociation d’un contrat de diffusion-distribution suppose de maîtriser une dizaine de clauses clés, de l’exclusivité territoriale aux modalités de résiliation, pour s’assurer qu’il corresponde à ce qui a réellement été convenu.
La différence entre la distribution et la diffusion
La diffusion est l’aspect commercial du métier de diffuseur-distributeur. L’éditeur va être représenté par le diffuseur-distributeur auprès des librairies, des grandes surfaces et autres points de vente. Il va assurer la promotion du catalogue auprès des points de vente, la prise de commande et le conseil sur la mise en place des ouvrages. Dans le cadre de cette mission, le diffuseur agit alors comme mandataire de l’éditeur.
La distribution recouvre l’aspect logistique et financier. Les ouvrages de l’éditeur vont être stockés par le diffuseur-distributeur, puis préparés et expédiés aux points de vente. Le distributeur va ensuite s’assurer du retour des invendus. Il va aussi gérer la partie financière, c’est-à-dire la facturation aux librairies, le recouvrement des créances et le reversement à l’éditeur. Il est donc l’intermédiaire de l’ensemble des flux financiers entre les points de vente et l’éditeur.
La plupart du temps, les deux fonctions sont assurées par une même entité (Hachette Livre Distribution, Interforum, Sodis/Gallimard, Les Belles Lettres Diffusion Distribution…).
La clause d’exclusivité et le territoire contractuel
Le distributeur-diffuseur impose le plus souvent à l’éditeur une exclusivité sur le territoire et les modes de vente. Dans ce périmètre, l’éditeur ne peut commercialiser son catalogue. Le contrat définit donc la zone géographique pour laquelle le diffuseur-distributeur peut proposer à la commercialisation le catalogue de l’éditeur. Le territoire peut être national (la France), porter sur différents pays de langue francophone (France, Suisse, Belgique, Luxembourg, etc.) ou le monde entier.
Les types de ventes et de points de vente font aussi l’objet d’une exclusivité. Le contrat de distribution-diffusion impose souvent une exclusivité sur tous les modes de vente (B to B et B to C). Cependant, l’éditeur peut négocier de conserver la commercialisation directe avec le consommateur par la vente à distance, grâce à son site Internet, ou en foires et salons. Il peut aussi demander de conserver les ventes à certains types de clients (entreprises, collectivités territoriales), ou selon les types d’ouvrages (de luxe, éditions limitées, etc.). Ces modes de commercialisation restent importants pour l’éditeur. S’il souhaite les conserver, il doit le préciser dans son contrat. Cette clause d’exclusivité mérite une relecture particulièrement attentive : sa violation par l’éditeur peut entraîner la résiliation du contrat à la demande du diffuseur-distributeur.
Les prestations du diffuseur et du distributeur
Il faut s’assurer que les prestations de diffusion du distributeur-diffuseur correspondent aux pratiques actuelles et qu’il dispose d’un réseau de représentants permettant la meilleure diffusion du catalogue de l’éditeur.
Les prestations du distributeur sont le deuxième point de vigilance du contrat de distribution-diffusion. Il est possible de distinguer les prestations logistiques des prestations financières. Au sein des prestations logistiques, celles de diffusion peuvent être différentes de celles de retour des exemplaires invendus. La possibilité de stocker les livres ou de les mettre au pilon est également importante. Le contrat peut également prévoir que l’éditeur vienne chercher les ouvrages à leur retour, ce qui diminue les prestations du distributeur.
Chacune de ces prestations fait l’objet d’une contrepartie financière. Il faut donc vérifier si elles sont comprises dans la rémunération proportionnelle de flux (flux aller et flux retour) ou si elles font l’objet d’une facturation indépendante.
Les clauses financières du contrat de diffusion-distribution
Le contrat de diffusion-distribution prévoit les modes de remise sur le prix public de vente hors taxe. Chaque diffuseur-distributeur a son propre barème. Le contrat prévoit également les conditions d’achat des exemplaires (état des stocks initiaux, répartition des frais d’expédition et d’acheminement, etc.).
La rémunération du diffuseur-distributeur peut également varier. La plupart du temps, il s’agit d’une rémunération proportionnelle sur le flux aller et le flux retour. Le diffuseur-distributeur est rémunéré par une commission sur le chiffre d’affaires généré par les ventes (PPHT). Concernant le flux retour, celui-ci peut faire l’objet d’un pourcentage sur la valeur des retours ou d’un forfait par unité retournée. D’autres prestations peuvent faire l’objet d’une facturation au forfait.
Les délais de paiement sont un véritable enjeu pour l’éditeur et peuvent avoir une conséquence sur sa trésorerie. Il faut qu’il s’assure des délais de paiement du distributeur-diffuseur, mais également des délais de paiement dont il dispose pour les prestations qu’il sollicite auprès du diffuseur-distributeur.
Calendrier de commercialisation des nouveaux ouvrages
Le contrat prévoit souvent les modalités de mise en vente des nouveaux ouvrages. Celui-ci impose des délais d’information préalable au diffuseur, puis des délais de communication des informations promotionnelles sur l’ouvrage à paraître. La sanction pour le non-respect des délais est parfois lourde de conséquence. Le diffuseur-distributeur peut en effet repousser la publication du titre. Un tel report abîme alors la relation entre l’éditeur et son auteur. Un trop grand nombre de reports peut aussi causer la résiliation du contrat par le diffuseur-distributeur, celui-ci étant tenu de respecter l’office avec les points de vente pour lesquels il travaille.
Conditions de vente et de retour des livres
Le contrat de diffusion-distribution organise les conditions de vente des exemplaires d’un ouvrage proposé par l’éditeur. Les conditions de vente prévoient les exemplaires gratuits mis à disposition des représentants pour la promotion et les opérations commerciales, la mise en place des opérations spéciales pour certains ouvrages et la possibilité de fixer des remises calculées sur le prix public de vente hors taxe.
Les conditions de retour font également l’objet de stipulations contractuelles. Le contrat peut prévoir un seuil au-delà duquel des frais de retour supplémentaires sont facturés par le diffuseur-distributeur à l’éditeur. Le contrat peut également prévoir le sort des stocks : les ouvrages en bon état peuvent ainsi être réintégrés au stock en vue d’une nouvelle commercialisation, tandis que ceux en mauvais état font l’objet d’un retour à l’éditeur ou d’une mise au pilon contre facturation.
L’état des ventes et l’arrêté des comptes
Les clauses du contrat prévoient une information mensuelle du diffuseur-distributeur à l’éditeur sur les ventes et les retours. Elle permet à l’éditeur d’avoir une visibilité sur le succès de l’ouvrage et sur les recettes qu’il peut s’attendre à percevoir.
L’arrêté des comptes est en revanche plus long. Le plus souvent, les conditions prévoient un délai de quatre-vingt-dix jours entre la réception de l’arrêté des comptes et le versement du produit de la vente à l’éditeur. Ce délai de quatre-vingt-dix jours entre l’arrêté des comptes et le versement effectif a un impact direct sur la trésorerie de l’éditeur et sur le calendrier de paiement des droits d’auteur.
La durée du contrat et la résiliation pour inexécution
Le contrat de diffusion-distribution est souvent conclu pour une durée de deux à cinq ans. La clause prévoit ensuite une reconduction tacite sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties. Le préavis pour mettre un terme au contrat à la date anniversaire peut être de plusieurs mois. Il est recommandé à l’éditeur de bien prendre connaissance du délai avant d’envisager de changer de diffuseur-distributeur.
Le contrat prévoit aussi les inexécutions qui permettent d’y mettre fin avant son terme, soit en raison d’un manquement de l’éditeur (par exemple, la violation de l’exclusivité), soit du diffuseur-distributeur (non-paiement des sommes).
L’importance des annexes
Si les annexes arrivent en fin de contrat, leur importance n’est pas à négliger. En effet, les clauses du contrat renvoient souvent les précisions particulières qui ont été négociées au sein des annexes. Ce sont ces annexes qui vont préciser le prix des prestations que peut réaliser l’éditeur (livraison, mise au pilon, etc.).
Un article de Me Simon Rolin, Avocat à la Cour et Associé du Cabinet.
Dans le cadre de son activité dans le secteur de l’édition, Fournol & Associés intervient notamment en droit des contrats. Le Cabinet accompagne les éditeurs dans la négociation des contrats de diffusion-distribution, la relecture de leurs clauses et la vérification de leur conformité aux conditions convenues avec le diffuseur-distributeur.
